Cancelar un CFDI: motivos 01 al 04, aceptación del cliente, plazo límite y consecuencias

Para cancelar un CFDI (una factura electrónica) debes pedirlo en el portal del SAT o a través de tu proveedor de facturación, e indicar uno de cuatro motivos: 01, 02, 03 o 04. Muchas veces tu cliente tiene que aceptar la cancelación, y tiene tres días hábiles para responder. Además, hay un plazo límite: la ley permite cancelar a más tardar en el mes en que se debe presentar la declaración anual del ISR del año en que se emitió la factura.

¿Cuáles son los motivos para cancelar un CFDI?

Desde el 2022-01-01 toda solicitud de cancelación debe indicar el motivo, sin importar la versión del CFDI. Según las preguntas frecuentes del SAT, las claves son:

• 01 Comprobante emitido con errores con relación: la factura tiene un error (clave de producto, valor unitario, descuento u otro dato) y se va a reexpedir. Primero emites la factura correcta, y al pedir la cancelación de la errónea anotas el folio fiscal de la nueva.
• 02 Comprobante emitido con errores sin relación: también hay un error, pero no es necesario relacionarla con otra factura. Por ejemplo, te equivocaste de cliente.
• 03 No se llevó a cabo la operación: facturaste algo que no se concretó. Por ejemplo, una venta que se canceló.
• 04 Operación nominativa relacionada en una factura global: una venta incluida en tu factura global del público en general, y después el cliente te pide su factura con sus datos.

¿Cómo sustituyo una factura con errores?

1. Emite la factura nueva con los datos correctos y relaciónala con la anterior con la clave de relación "04 Sustitución de los CFDI previos".
2. Solicita la cancelación de la factura con error, con el motivo 01 y el folio fiscal de la nueva.
3. Espera la respuesta de tu cliente si se requiere su aceptación.

¿Cuándo se necesita la aceptación del receptor?

Como regla general, tu cliente (el receptor) debe aceptar la cancelación. La regla 2.7.1.34 de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) 2026 dice que el receptor recibe un aviso en su buzón tributario y debe manifestar en el portal del SAT si acepta o no, a más tardar dentro de los tres días siguientes a recibir la solicitud. Si no responde en ese plazo, el SAT considera que acepta.

Las preguntas frecuentes del SAT precisan dos matices:

• Si es la primera solicitud y el cliente no responde, se considera que acepta y la factura se cancela.
• Si el cliente rechaza la primera solicitud, y en las siguientes no responde, no procede la cancelación. La factura queda con estatus "Plazo vencido" y sigue vigente hasta que el cliente acepte.

¿Qué facturas se pueden cancelar sin aceptación?

La regla 2.7.1.35 de la RMF 2026 enumera los casos. Los más comunes para una pyme son:

• Facturas por un monto total de hasta $1,000.00 MXN (con excepciones, por ejemplo los complementos de pago).
• Nómina.
• Egresos (notas de crédito) y traslados, con excepciones para ciertos combustibles.
• Retenciones e información de pagos.
• Operaciones con público en general y las emitidas a residentes en el extranjero.
• Cuando la cancelación se solicita dentro del día hábil siguiente a la expedición.

La lista completa tiene más supuestos, así que revisa la regla si tu caso es particular. Y si cancelas una factura bajo esta facilidad pero la operación sigue vigente, debes emitir un nuevo CFDI relacionado con el cancelado.

¿Qué pasa si la factura tiene otras facturas relacionadas?

La regla 2.7.1.34 indica que, cuando cancelas un CFDI que tiene otros relacionados, estos deben cancelarse antes. El SAT también sugiere, en sus preguntas frecuentes, usar el motivo 02 para cancelar las facturas relacionadas, incluida la que sustituye, y así evitar el estatus "No cancelable".

¿Hasta cuándo puedo cancelar una factura?

El artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación (CFF) establece que los CFDI se podrán cancelar a más tardar en el mes en el cual se deba presentar la declaración anual del impuesto sobre la renta (ISR) del ejercicio en que se expidió la factura, y siempre que el receptor acepte cuando así se requiera.

Eso se traduce en dos plazos, según el tipo de contribuyente:

• Persona moral: la declaración anual se presenta dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio (artículo 9 de la Ley del ISR). Con ejercicio de enero a diciembre, es marzo del año siguiente.
• Persona física: la declaración anual se presenta en abril del año siguiente (artículo 150 de la Ley del ISR).

Ejemplo: una empresa con ejercicio calendario emite una factura el 2026-05-10. Puede solicitar su cancelación hasta marzo de 2027. Una persona física que emite una factura en la misma fecha tiene hasta abril de 2027. Este es mi cálculo a partir del texto de la ley; confirma el plazo exacto de tu caso con tu contador.

¿Qué consecuencias tiene cancelar mal una factura?

1. Debes justificarlo. Si cancelas facturas de ingresos, el artículo 29-A del CFF te obliga a justificar y soportar documentalmente el motivo, y la autoridad puede verificarlo.
2. Hay una multa. El artículo 81, fracción XLVI, del CFF considera infracción no cancelar los CFDI de ingresos emitidos por error o sin causa, o cancelarlos fuera del plazo. El artículo 82, fracción XLII, fija la multa de 5% a 10% del monto de cada comprobante.
3. Tu cliente se ve afectado. Si tu cliente ya había deducido la factura o acreditado el IVA, la cancelación cambia su situación. Por eso se pide su aceptación.
4. Los números del periodo cambian. Cancelar una factura de un mes anterior puede obligarte a revisar declaraciones presentadas.

Pasos para cancelar una factura

1. Confirma que sigue dentro del plazo (mes de la declaración anual del ejercicio de emisión).
2. Elige el motivo que corresponde (01, 02, 03 o 04).
3. Si es motivo 01, emite primero la factura sustituta.
4. Haz la solicitud en el portal del SAT (Factura electrónica, Servicio de cancelación) o a través de tu proveedor de facturación.
5. Revisa el estatus: cancelada, en proceso, "No cancelable" o "Plazo vencido".
6. Guarda el acuse y la justificación de la cancelación.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cancelar una factura sin avisar a mi cliente?

Solo en los casos de la regla 2.7.1.35, como facturas de hasta $1,000.00, nómina o cancelaciones dentro del día hábil siguiente a su expedición. En los demás casos tu cliente recibe la solicitud y debe responder.

¿Cuánto tiempo tiene mi cliente para aceptar?

Tres días hábiles, según las preguntas frecuentes del SAT, a partir de la recepción de la solicitud. Si no responde a la primera solicitud, se considera que acepta.

¿Qué significa "No cancelable"?

Que la factura tiene otros CFDI relacionados que deben cancelarse primero. El SAT sugiere cancelar los relacionados con el motivo 02.

¿Qué hago si el plazo para cancelar ya pasó?

Ya no puedes cancelarla de forma ordinaria. Habla con tu contador sobre alternativas, como emitir una nota de crédito (CFDI de egreso) si procede, según los hechos de tu caso.

¿Cancelar es lo mismo que sustituir?

No. Sustituir es emitir una factura nueva y relacionarla con la anterior; la cancelación con motivo 01 es el paso que deja sin efectos la factura con error.

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Esto no es asesoría fiscal; confírmalo con tu contador.